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游舒帆:要把事情做的有品質,程序與標準就非常重要!

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範疇管理講的是做對的事(Do right thing),品質管理重點則在把事情做對(Do thing right),簡單來說,你知道要撰寫一份工作週報,你也已經在進行,你正在做對的事情,但工作週報的內容是否精準正確,這就是你報告的品質,內容都沒有錯的話代表品質很好,你把做週報這件事情做對了。
※本文由游舒帆授權,未經允許不得轉載。

 

以一份報告為例,範疇管理管的是你應該要做些什麼內容,有沒有把該做的東西都做進去了?有沒有把不該做的也做進去了?(包含且只限於這些內容),但並不會去管你報告內容的正確與否,而我們要做一份工作報告。

 

可能會同時涉及了專案進度的回報(含SPI/CPI)、服務案件的數量與處理狀況、問題的分類、每個人員的產值、與上個月相比的狀況等。所以你應該到專案管理系統去取得專案的進度與SPI/CPI,而不是用手計算。

 

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要取得服務案件的資訊,你應該要上到案件管理系統去取得報表,並如實填入報告中。人員的產值應該一樣從專案管理系統或者派工系統中取得,而不是單純的將天數*8來當成月工時,如果你沒有從對的系統取得資料,這個資料的品質就非常堪慮了,因為錯的機率非常高。

 

一般我們在專案執行計畫中會載明我們在專案過程會用什麼樣的工具,什麼樣的資訊可以從哪個系統取得,這就是幫我們界定好取得資訊的來源,所以我們應該依循這樣的資訊取得程序來取得所要的資訊,並分析這些資訊是否正確,針對有疑慮的點進行問題排除,如此產出的報告才會是正確且完整的。

 

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又以舉辦研討會為例,一場研討會的準備需要場地(含桌椅/燈光/音效/浴廁/地點等)、時間控制、主持人、演說者、接待人員、受邀嘉賓等都應該要貼近研討會的主題,舉辦一場高科技的研討會,地點卻挑選在學校教室,就有點不合宜。

 

舉辦莊重的活動,主持人或者演說者卻有負面的形象或者不停的開黃腔,那也不恰當;舉辦一場針對新創企業的研討會,來參與的卻都是大型企業的老闆,就顯得很突兀,其實以上談的都是品質,因為範疇已經訂給你了,但你執行的結果卻與預期的不符合,那就必須要改進。

 

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要把事情做的有品質,程序與標準就非常重要,以寫程式為例,我們在開發上會講求先做SA/SD再到Coding工作,Coding完要做測試,測試的程式覆蓋度要多少以上才能被驗收,這就是開發的程序;而標準呢?

 

我們會規定基本的Coding Style,並設計分層,將DAL與BLL切開,大家都要依循這樣的標準進行開發,其實多數的工作只要搭配標準的程序,並依循一定的標準就能確保一定的品質水準。如果你做的事情老是錯誤百出,那就要確認你有沒有依循程序與標準了。

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