(0)

丘美珍:沒有這個「背後靈」,開會就只是在浪費生命!

1934

%e6%b2%92%e6%9c%89%e9%80%99%e5%80%8b%e3%80%8c%e8%83%8c%e5%be%8c%e9%9d%88%e3%80%8d%ef%bc%8c%e9%96%8b%e6%9c%83%e5%b0%b1%e5%8f%aa%e6%98%af%e5%9c%a8%e6%b5%aa%e8%b2%bb%e7%94%9f%e5%91%bd%ef%bc%81

在有效率的公司中,「引導者」是會議中不可或缺的助力,受過引導者訓練的主席,能夠掌握兩大能力:對人的溝通技巧、對事的思考邏輯。也因此,引導者能夠更快的在會議中訂定議題,引出意見,釐清爭議,建立共識,最後達成決議。

※本文由作者丘美珍授權,未經允許不得轉載。

 

幾年前,我被老闆叫去參加一場會議。會議通知上面沒有議程,來的人不知道該預先準備什麼資料,只能空手赴會;會議主人也不知道他想要在會議中達成什麼決議,於是,大家以輕鬆隨意的態度聊了1個小時,氣氛融洽,但沒有決議,因此也沒有後續的行動。

 

會議結束,我們步出會議室時,我身邊的工程師板著臉,對這次會議下了一個中肯的評論:「我浪費了我生命中寶貴的一小時。」同感,我心想。那場會議有8個人參加,所以我們公司那一天形同放了一人次一天的會議假,損失8小時工時。今天如果有一個員工無故蹺班,乾領一天薪水,我想老闆一定不能接受,但是,為什大家聚在一起,開會,浪費時間就沒關係?

 

shutterstock_388170499

 

賈伯斯的開會三不政策

 

會議太多,已經在全球形成企業的災難。已故英特爾創辦人葛洛夫(Andy Grove)曾經對主管嚴肅的宣示:「開會也是工作的一部分。」我想他明白表示了「逃會」是不負責任的行為;但是,對於深深困在會議中的人來說,逃離會議、開始工作,也許才是生存之道。有些優秀的老闆確實很善於開會。傳聞蘋果電腦的創辦人賈伯斯,開會有三不政策:

 

1.不找不相干的人: 所以由他召開的會議,參加人數不多,這樣才能充分討論。

 

2.不可能找不到負責人:每一個大大小小的執行項目,一定有一個人統籌負責,為此他們還創造了一個職銜叫做DRI(Direct Responsible Individual)。

 

3.不喜歡powerpoint那種呆簡報:他希望與會者能有精彩的思辨能力,而不要被綁在既有的圖文簡報上面。

 

比起賈伯斯的隨心所欲,一般人能做到的,應該是重新思考會議的藝術,並且從中找到進化的路徑吧!

 

shutterstock_226751308

 

專治無效會議的「決策四部曲」

 

仔細回想起來,過去那些我參與過的無效會議,唯一的共通點是:很顯然的,應該掌控會議節奏及品質的主席,身後都少了一個指導會議的「背後靈」,名字叫做「引導者」(Facilitator)。如果希望公司的營運能上軌道,絕不能只是仰賴創辦人的智慧和經驗行事,而是要認真面對團隊內的多元意見,從中尋求共識和行動。

 

在有效率的公司中,「引導者」是會議中不可或缺的助力,受過引導者訓練的主席,能夠掌握兩大能力:對人的溝通技巧、對事的思考邏輯。也因此,引導者能夠更快的在會議中訂定議題、引出意見、釐清爭議、建立共識,最後達成決議。這套決策四部曲看似簡單,其中卻有種種的奧妙,猶如作文的起承轉合,包括了:

 

1.起(設定):選擇議題、目標、成員、空間、設備。

 

2.承(發散):開展討論,理解並引出意見。

 

3.轉(收斂):邏輯歸納,嵌合與整理意見。

 

4.合(決策):形成共識,匯總與分享。

 

以上,看似很清晰易懂的四大步驟,實際在會議中落實卻是困難重重。任一環節有失誤,都可能讓會議失敗。

 

shutterstock_72844429

 

所有的會議,都需要一個背後靈

 

因為人跟人之間的溝通,有時講得越多誤會越深。尤其,如果會議的主席也是主管時,難免想要運用職位上的優勢,主導現場的討論,達成自己想要的結論。

 

這時候,一個理性稱職的主管,如果真的想要做出一個合情合理合法、可執行的決策,應該要請心裡的那個引導者(背後靈)出場,開始主導會議了。引導者首先要站穩的立場,就是中立、客觀,先以外部專家而非自己人的角度來參與會議。這不容易,但是一定要做到,否則會議裡聽不到真心話。

 

其次,在會議中,一對一的「對話」,和成員彼此之間的「討論」,決定了會議的品質。引導者要做到的是:溫和地提問,專注地聆聽,不帶批判的回應,這樣才能導引大家的思考及回應,往正面積極的方向前進。

 

shutterstock_71841322

 

當個引導提問的高手

 

在這個過程中,引導者提問的內容和方式都很重要。一般來說,在發散討論的階段,詢問成員「開放式型問題」,會比「封閉型問題」,得到更多訊息。例如,可以善用5W1H的提問,問到何事(what)、何時(when)、何地(where)、何人(who)、為什麼(why)、怎麼做(how)。

 

一般來說,想要挖掘事實時用what,想要詢問意見時用why 。但是,真正的高手,就不只是這樣了。如果能夠把兩者相互結合,交叉提問,如此更能展現會議討論的深度,也更容易勾勒共識,化為行動。一直以來,在網路世界中,我們早已習慣運用他人的智慧(wisdom of crowd)來幫助自己。

 

回到實體世界中,在會議室裡,我們卻反而很難享受到這樣的「福利」。一個優秀的會議引導者,透過進化的態度和技巧,更有可能培養出一個從每天的工作經驗中,學習、成長的團隊,不是嗎?

延伸閱讀
更多 管理講義 的相關內容

喜歡我們的文章嗎?按個讚吧!

關 閉 視 窗

(2751)