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沖本留里子:成功的好主管,要懂得在一分鐘內傳達重點

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有些部屬是屬於「這也做、那也做」,獨自承擔所有工作的類型。這種人通常討厭委託別人,或者不擅長拜託別人,總是埋頭苦幹做事。就連小組合作的工作,他們也是抱著「我一個人就能做好」的心情挑戰。但是,這種努力無法持久,總有一天會被工作壓垮。所以在面對這類型的部屬時,主管一方面要認同他的努力,另一方面要引導他認識團隊合作的重要性。
※本文由大是文化授權,未經允許不得轉載。

 

過分努力的部屬,其實很危險

 

雖然有責任感是好事,但是部屬也要知道團隊合作的重要性。因為整個社會是以組織在運作,部屬必須認知到自己是組織中的成員,和其他人互助合作,才是團隊精神所在。

 

聰明的人只做重要的事

 

以前我也討厭將工作委託給別人,凡事都想自己一個人完成。因為覺得要是別人搞砸了,工作不減反增更麻煩。所以總是抱著「這全部由我來做」的心態,來面對工作。但在某次準備活動宣傳時,主管卻這麼對我說:「小沖,妳很努力,可是事情不必全部由妳一個人做,妳應該去做只有妳才做得到的事。

 

譬如,妳負責工作流程,分配工作給大家,這樣才有效率,而且成果更佳。」這時我才發現,原來我從來沒有想過團隊合作的事,一直沒有意識到自己應該和同事們一起工作。即使他們問我:「有什麼我可以幫妳的嗎?」我也會回答:「不用了,我自己來就可以了。」

 

其實,由某個人包辦該部門絕大部分的工作,對公司而言是一大風險,所以才需要分工合作。此外,若是自己努力到最後突然發現「我不行了……」,這時才請求支援,就為時已晚了。如果是有訂期限的工作,可不是在前一天說句「我沒想到會這樣……」就沒事了。

 

如果你有過分努力工作的部屬,請一定要先讚美他的工作態度很了不起,因為如果不認同這一點,就會削弱他的幹勁。認同完部屬之後,一定要記得說:「發掘自己的工作特長,去做只有你才能做得到的事,把其餘工作分派給其他人,這才是最聰明的人。比起什麼都做的人來得更有效率。」告訴他正確的工作方式。

 

東洋軟體工程股份有限公司(日本一家開發商用軟體的公司,1980年成立)的主管黑本大輔,是一位懂得引導出部屬幹勁的人。「○○,目前的工作狀況如何呢?千萬不要自己埋頭苦幹喔。」部屬原本焦躁不安的心情,因為黑本的一句話獲得撫平,並重新燃起對工作的熱情。

 

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驕傲自大的人才,好好用

 

隨著IT(Information Technology,資訊科技)環境的進化,主管的職責也跟著改變。從前,主管會從公司的高層獲得工作上需要的資訊,再傳達給部屬。如今誰都能透過IT獲得資料,並整理成有用的專業知識。

 

此外,相較於一面要管理部屬、一面要處理本身業務的主管職,只需要專心負責自己工作的部屬,說不定在工作表現上還比較占優勢。這種時候,主管不應該嫉妒或排擠因工作表現優異而驕傲自大的部屬,反而要進一步提升驕傲自大部屬的能力,讓他對公司有所貢獻。

 

部屬:「本年度我又獲得了業績第一名!其實光靠我一個人,也能提高部門的業績好幾倍。」主管:「別以為只有你一個人在工作!這是大家團結合作的結果!」

 

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善用「驕傲」部屬的能力,創造業績

 

像這樣大聲斥責部屬,只會讓他更不願意和同事一起工作,還可能跳槽到別家公司,或是減低工作意願,變成只會等待主管指示的人。這麼一來,無論對公司或對你而言都是一項損失。所以,進一步提升驕傲部屬的能力,可以激發他創造更好的成果。

 

部屬:「本年度我又獲得了業績第一名!其實光靠我一個人,也能提高部門的業績好幾倍。」主管:「我很高興你的業績又是第一名。但你有沒有注意到,雅慧和欣宜也付出了努力來幫助你,對吧?我希望你除了繼續發揮自己的能力之外,還能引導其他同事的業績成長,這也會使你自己成長。」

 

當部屬表現優異時,主管要讚美他,然後告訴對方,你還期待他做到哪些事、相信他一定做得到。讓對方意識到,他的能力有助於部門和自己的成長。通常驕傲自大的部屬相信自己凡事都比別人強,所以總是充滿幹勁,此時,只要聽到別人對他寄予期待,就會增強他的工作能力。

 

千萬不要重挫驕傲部屬的銳氣,而是借助他的自信,使所有部屬都變得更強。試著說:「只有你才能提升其他同事的能力。」當部屬聽到「只有你才能」這句話,能讓他變得更有企圖心。所以,促使驕傲自大的部屬成長,是身為主管的必修課。

 

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要人加班,別視為理所當然

 

假設你必須拜託部屬假日加班時,你會怎麼開口?如果是提早告知,還比較好處理。但要是臨時才說,部屬大多早已排定活動行程,尤其是外出旅遊,不但住宿的訂金因此浪費,還會剝奪對方和家人的出遊時光,因此部屬往往不會爽快答應。

 

但是,如果主管的委託方式很有誠意,部屬有時也會坦然接受。反過來說,即使對方沒有特別的預定行程,但你的說法令人不爽,部屬也會斷然拒絕。舉例來說,擅自決定假日要加班的主管會這樣對部屬說:

 

主管:「客戶在這星期六的下午一點要過來,由你負責向客戶說明。」部屬:「這個星期六嗎?」主管:「是啊。你有事嗎?」部屬:「是,那一天有預定行程……。」主管:「真是拿你沒辦法。你這樣以後很難升遷喔!」這種要求方式,就算部屬來加班了,心裡也是抱怨連連吧。

 

不能把對部屬的要求,視為理所當然

 

也有些主管會說:「來不來都可以,你自己決定就好。」讓部屬誤以為自己有選擇權,但其實這句話真正的意思是:「你得來加班,沒得選擇。」若是部屬沒有察覺到主管的意思,還很老實的說:「抱歉。我有約了,所以沒辦法加班。」就會被主管嚴厲斥責。

 

許多主管或許會說:「我才不會這樣說。」但是仔細想想,有時候雖然我們嘴上說尊重對方的決定,但內心深處還是希望他能做到我們想要的事情。但以部屬的立場來看,主管這樣說,他就會解讀成「看來事情沒有緊急到非加班不可的地步」,於是選擇不來加班。所以就算你感到失望也不該責怪部屬,因為這是雙方認知差異所產生的結果。

 

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聽到你說感謝,部屬的心情也會改變

 

某位女性藥劑師被主管告知,希望她假日能去參加研討會。一開始她不情不願的答應了,可是一想到得取消預定好的行程,她就心情鬱悶,但又身不由己。主管發現這個情況後,立刻表達感謝她願意出席會議的話,部屬聽了主管真心誠意的道謝後,心態上也變得開朗、積極。

 

換句話說,即使部屬一開始不是很開心,但只要主管好好傳達感謝之意,部屬都能欣然接受。吉村紙業股份有限公司(日本一家食品包裝公司,以海苔、茶葉的食品包裝為主,成立於1954年)的主管齊藤潤,當他委託部屬加班時,會充分表現感謝之意。

 

「○○,我希望你這星期日去支援特賣會的活動,因為客戶說要再增派一人去協助,我想這部分之前都是你負責的,你應該十分清楚狀況,所以想拜託你……謝謝。我很感謝你!」

 

除了客氣的請求和表達感謝之外,最好連理由都跟部屬說清楚,這種委託方式不但能成為部屬的榜樣,也培養他的工作態度。部屬變更假日的活動改去加班,心情上一定會受影響,所以主管得採取令部屬心情愉快的委託方式。

 

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作者簡介

沖本留里子

日本PHP綜合研究所認定的商務教練

專科學校畢業後,曾任職於多家公司,接著進入某財務管理商社,從事業務改革的專案管理,三十多歲成為董事。

以領導者的身分,在統整組織、參與經營的過程中,對於「主管和屬下之間的溝通不良、跨部門之間的衝突、漫長空洞又浪費時間的會議」感到煩惱。不久之後,公司倒閉。她深感要建立一家不會倒閉的公司,最需要的是:良好溝通。於是,努力研究出聆聽者最容易掌握內容、付諸行動的說話方式,首要條件就是「1分鐘內說重點」。

目前為CHEERFUL股份有限公司董事長,並擔任企業研習或公開研討會的講師,以人才開發培育為主要課題。

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