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有人身兼數職,仍從容不迫,原來,成功人士都習慣用-「清單式思考」!

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清單最基本的功能,是要幫助你記住要做的事情跟要買的東西,但更重要的是清單有「路徑圖」的作用,清單就像是一個跳板或是發射台,從清單出發你可以去完成很多事情。我心知肚明自己有多愛「待辦事項」清單,因為這張單子讓我的行程不會走偏,但你可以製作的清單種類繁多,遠遠不僅於此。
本文經業務講堂編輯網蒐整理,未經授權不得轉載。

 

好的、壞的、決定不了的:利弊對照表

 

你人生中的任何決定,都幾乎可以說是有利有弊。

 

買房子、換工作、生小孩、度蜜月,這些事情都算重大決定,都需要你深思熟慮。此時應該要跳出來的,就是利弊得失表,不論你是好玩或是認真,這樣的表列出來都可以發揮功能。最能讓利弊表好好表現一下的時候,就是你猶豫不決的時候。

 

不過我一次通常只比較兩件事情,三件以上的選擇拿來比較,可能會比不做比較,還更令人混淆。亞特蘭大的心理學家兼心理治療師崔西.馬克斯(Tracy Marks)說:「有時候列張利弊得失表,是不得已的,但這樣列是有好處的,因為你會更能把所有的可能性都思考過一遍,不會因為在腦子裡空想而忽視掉一些。」

 

他舉例說:「我們很容易認定在家工作不用出門很棒,但你可能忘了上班可以有公司幫你付健保、勞保、團保等等的東西。」接下來,我們來細究一下利弊表可以如何用來幫助我們減輕焦慮,做出決定。

 

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成功人士都習慣用--「清單式思考」!

 

1.手寫或打字?

 

小女子我一方面是個輕微紙筆控,一方面對app或科技也完全不排斥。我的狀況大致是看手邊的紙張質感我喜不喜歡,若喜歡,則我有可能即便面對難關,也一樣找個地方坐下來把表寫完。

 

KnockKnockStuff.com網站上有現成的利弊表我用過幾回,還滿好玩,但你當然也可以隨便拿張紙從中間摺一半,一邊寫贊成,一邊寫反對的理由,無論哪種,效果是一樣的。當然你想用打字的也完全沒有問題。

 

2.著手列清單。

 

遇到需要比較事情利弊的時候,我的第一步都是把腦中的直覺統統寫下來,不論大小,也不論感覺重不重要。要不要接受一份工作,我會把這個職位的辦公室牆壁是綠色也列成利弊的「利」,只因為綠色是我最喜歡的顏色。當然,稍後你可以把它篩選掉,但是在「海選」階段你應該廣納百川。

 

這個步驟需要你換上一個記者的腦袋,我記得我高中上第一堂新聞課的時候,老師告訴我們五件事情,那就是很多人都知道的五個「W」。

 

一、誰?(Who)二、什麼?(What)三、何處?(Where)四、何時?(When)五、何以?(Why)列表之初就要想著這些細節。你得儘量客觀地去檢視這些事實,不要才剛開始列清單就加入自己的主觀。反正就是先把想得到的事情都寫下來,之後再來慢慢地評估優先順序與孰重孰輕。

 

3.編輯清單。

 

所有的想法都寫下來以後,下一步就是要一項項「給分」。你考慮要買的房子在繁忙的大馬路邊,你會在意嗎?會的話,那就不用客氣,把這點列成「弊」就對了。不重要的事項,比方說辦公室牆壁的顏色,就把它劃掉。透過這樣的分類跟取捨,你可以編輯出一張有用的清單。說到編輯,類似的觀點可以加以整合,這樣你的清單才不會過長。

 

4.沉澱一夜。

 

最終版的利弊比較表出爐後,先擱在一旁,讓你的大腦休息一下。一直盯著一樣東西看,你會沒辦法把事情想清楚。睡一覺,隔天再回來面對這張表,相信你一定能以嶄新的角度,把不同選擇的利弊得失看得更清晰。

 

5.輕重與緩急。

 

並不是清單上有五個利,三個弊,利就贏了。帶著批判性去思考每個選項,設想不同選項會為你生活帶來的改變。需要的話可以做點功課,研究一下問題的背景,找人問問也行。別忘了你覺得天大的事情,在別人眼裡可能還好而已。實際一點,忠於自己一點。

 

你可以試試登入網站Proconlists.com,輸入你腦袋中所有的利弊得失,然後再分別從理性與感性出發,給予這些正反因素不同的權重。輸入完畢後,網站就會自動演算出你的正確選擇。你當然不是非得使用這個網站不可,但你可以去上面練習一下,怎麼樣細細思量一個一個正反因素。

 

6.把事情說開。

 

如果還是猶豫不決,你可以找朋友、另一半或同事聊聊。三個臭皮匠勝過個諸葛亮。別人說不定可以點出你沒有看到的好處或壞處,讓你茅塞頓開,豁然開朗。

 

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如何做出終極版的「待辦事項」清單

 

人很容易因為清單太複雜而索性放棄,但我想說你可以列出終極版的「待辦事項」,這不困難,而且我可以用一張清單告訴你怎麼做。

 

1.寫下來再說。

 

眼不見為凈,人只要沒看到就很容易忘記,所以事情一想到就要趕緊寫下來。先不用擔心整不整齊,反正先寫下來再做打算。

 

2.把清單組織好。

 

知道有哪些事情要做以後,第二步就是組織。組織的意思就是分門別類:公務、家務、小孩、放鬆,諸如此類,基本上生活中的每一環都應該要有專屬的清單。不分好類別,你的清單就會滿到你連看都不想看。基本上我會把不同的清單放在不同的地方,比方說公務清單就放在公司抽屜,家務清單就放在家裡書房抽屜。

 

這樣我就不會忘記每張清單在哪裡,也不會搞錯上面寫了哪一類事情。表單各司其職,我的心思也就可以像硬碟一樣切成不同的C槽、D槽、E槽,這樣我只要一拿起表來就可以馬上著手處理事情,效率之高你試過一定會非常驚喜。

 

崔西,馬克斯博士說:「分門別類讓你能夠掌握全局,面對該做的事情不會見樹不見林,更不會因為被事情淹沒而心生放棄。」崔西還建議用同樣的原理把一天分成許多「時區」,把你容易沉迷進去的活動區隔開來,比方說收E-mail就很需要強制限時完成,否則很容易沒完沒了。恪遵這樣的設計可以幫助你集中注意力,讓你做起事來又快又好。

 

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3.排優先順序。

 

清單分門別類完,各就各位之後,第三步是要掃一遍所有的項目,然後按照緊急程度或重要性來排定順序。這麼做可以確保你按部就班,重要的事情會先專心做完,不會手忙腳亂。有些事情固然不那麼難完成,但畢竟重要性不高,這時候你就要忍住別先被這些小事給分散了注意力,以免影響到大局。

 

4.重新寫一遍。

 

分門別類做好,也知道什麼重要什麼不重要後,再來就是要把表單給重寫一遍。把清單重新整理得乾乾淨淨,清爽宜人,一方面好讀,一方面是方便使用,你會比較好確認,容易劃掉條目。同一張清單我會重寫好多次。你可以去摸索自己習慣、順手的作法,我很討厭混亂,所以只要清單一亂,條目東一個西一個,我就會索性另起爐灶,重新來過。

 

5.每天重來一遍。

 

為了讓事情完成,清單不用怕多,需要列就列。我每天都至少會先列一張清單,然後邊做邊把事情寫上去,今天沒完成,沒劃掉的事情,我會再加到隔天的清單裡,以此類推。只要將目標寫下來,便成為一種應負的責任,幫助我們完成想做的事。

 

結語:

 

利弊得失表,不論你是好玩或是認真,這樣的表列出來都可以發揮功能。最能讓利弊表好好表現一下的時候,就是你猶豫不決的時候。不過我一次通常只比較兩件事情,三件以上的選擇拿來比較,可能會比不做比較,還更令人混淆。分門別類讓你能夠掌握全局,面對該做的事情不會見樹不見林,更不會因為被事情淹沒而心生放棄。只要將目標寫下來,便成為一種應負的責任,幫助我們完成想做的事。

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