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大衛・史迪宏: 每天30分鐘,從此不再忘東忘西,隨時掌握進度!教你如何運用待辦清單,從此不忙亂、不心煩、事半功倍

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昨天,你已經把想到的待辦事項收羅到同一個地方, 也選好可彙整這些任務的工具。今天,要把你的任務輸入到你選擇的工具裡。人家說「魔鬼就藏在細節裡」,對於制定待辦事項的確是如此。要是你對任務的描述太過空泛,最後還是要靠大腦記住詳細資訊和各種步驟才能完成,也才能和記錄清單核對得上。
※本文由今周刊出版社授權,未經允許不得轉載。

 

DAY3 將任務寫清楚

 

不要含糊抽象,具體寫下任務

 

幾年前,我幫一位服裝界的企業家進行個人生活和工作方面的結構化改造。她以前曾經擔任助產士,我們談到待辦事項時,她告訴我一件以前發生的事。

 

有一次,某個準媽媽的肚皮上出現奇怪的疹子,我的客戶心想「這要注意一下」,就在便利貼寫下「重要!肚子!」然後貼在準媽媽病歷卡上。

 

幾天後,她在桌上一堆檔案裡發現這張病歷卡。從她寫下那張便利貼以後,她又看了許多別的患者,結果她已經想不起來那張便利貼到底在說什麼。大家應該都能猜想得到,她的工作可是會看到不少人的肚皮。

 

 

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用動詞寫下細節,集中在一起

 

昨天,你已經把想到的待辦事項收羅到同一個地方, 也選好可彙整這些任務的工具。今天,要把你的任務輸入到你選擇的工具裡。人家說「魔鬼就藏在細節裡」,對於制定待辦事項的確是如此。要是你對任務的描述太過空泛,最後還是要靠大腦記住詳細資訊和各種步驟才能完成,也才能和記錄清單核對得上。

 

執行任務的第一步驟好像簡單到不必寫出來。不過要是沒寫第一步,光是寫明之後的步驟,你還是不知道該怎麼開始。有時你可能覺得寫出完整句子太費事,結果記下來的任務指示變得零零落落含糊不清,雖然這樣一開始也許可以節省時間,但經過一段時間後可能連自己都看不懂。

 

不要落入含糊抽象的陷阱,一定要具體且完整地詳細記下。記下細節,你才可以一次做完,或者至少在一天內完成。如果必須先做完第一部分才能繼續第二部分的事情, 就要把兩個步驟分成兩個任務標示。這樣做,你的待辦事項增加了,要花更多時間記下這些指示,但你的待辦清單卻更加可靠而完整。

 

你不必再靠大腦記憶那些沒有寫在清單上的任務步驟和不能疏忽的細節。每條待辦事項都要有個動詞,這樣看起來更清晰。你要是寫清楚「買大門的螺絲」,絕對比只寫「大門」來得清楚,更不會耽誤時間。也要留意一些含糊的描述,像是「搞定」、「記得」之類的用詞,可能讓整件事情變得模糊不清。

 

如果你是選定數位工具來製作待辦清單,我猜會有許多不同細節可以填寫,例如:類別、優先等級、開始日期、截止日期、提醒日期、時間要求等,可能還有很多。在將任務輸入到你選定的數位工具時,登記條目要儘量簡單且相關。如果設定太多的條目需要填寫,就會碰到更多選項, 花費更多時間。

 

 

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在第一階段中最重要的,是把所有任務輸入工具裡。當所有任務都輸進去後,你隨時都可以補充描述每項任務, 添加更多資訊。如果你選擇筆記本或其他實體工具來製作待辦清單, 以附加標籤來分類的話,我建議你先跳到DAY5 閱讀內文, 並執行相關任務,然後再回來DAY3(DAY5 是針對待辦任務的分類,如果使用實體工具,最好是在建立待辦清單之前,先決定好要採用哪些類別)。

 

不管是使用實體或數位工具,都請使用下列方法。所以今天要做的是:

 

□ 先輸入今天要做的任務。

 

□ 添加本周、本月、未來幾個月,或到年底之前所有需要完成的任務。

 

□ 查看開會時帶去的記事本,把找到的任務加入清單。

 

□ 檢查桌子上的所有筆記、記事本,找到任務就加進清單。

 

□ 檢查你貼在牆上的所有圖片、文件或通知單,找到工作即加入清單。

 

□ 仔細思考你參與的所有專案,把負責的工作加入清單。

 

 

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□ 翻一下辦公室裡堆疊的文件,找尋可能埋藏其中的任務。不過今天還不必徹底清理這些文件塔,因為我們改天會再處理。現在重要的是,要篩檢可能躲藏在裡面的任務,以免耽誤了期限。

 

□ 最後是檢查電郵信箱,包括最近收到的電子郵件,和待辦電郵。但不要在電郵信箱中另外建立一個會讓人搞混的清單,要把電郵中相關任務和內容,都加入現有的待辦清單裡。最後一步完成後,才是真的把所有待辦事項都集中到同一個地方。

 

獎勵自己

 

當你把所有任務都輸入待辦清單,其他地方再無任何遺漏之後,請給自己慷慨的獎勵。我知道這項任務很費事, 有些人甚至花了一整天都做不完,所以我現在要隔空拍拍你的肩膀,辛苦啦!

 

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作者簡介

大衛・史迪宏(David Stiernholm)

瑞典首位結構訓練師,每年指導成千上萬學員,遍及各種企業、政府機關、組織團體及大學教職員工,讓他們在工作和生活上更加順利,提升個人效率。

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