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游舒帆:善用行事曆安排行程;別輕易的讓他人決定你的時間 ,唯有如此,你才能真正善用時間,並把事情按時做好

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我談時間管理這個話題,因為篇幅有限,很多的想法無法一語道盡,我透過本篇文章將我當天專訪所談到的內容完整的分享給各位,這是我這幾年來的新體悟,也希望能對各位有所助益。
※本文由游舒帆授權,未經允許不得轉載。

 

私事必須要排入行程中

 

打開你自己的行事曆,我相信很多人的行程應該都只有公事,也就是會議、出差、工作,待辦事項也大多都是與公事有關,而私事呢?往往是仰賴記憶,或者記錄在其他行事曆或軟體中,但我想跟大家分享一個觀念,你應該把重要的事都放在你最常用的行事曆中,而為了避免衝堂或遺漏。

 

我個人建議是 你最好只用一個行事曆,可以透過標籤或顏色來分辨屬性不同的行程, 下圖就是我在Google calendar上的行程總表,裡面涵蓋了我所有的行程,而我用不同的顏色來作區隔,一份行事曆,包含公、私事。

 

而對私事,我有另一個觀點是私事優先論,為什麼?我們只要細想,通常那些會導致你面臨無法拖延的事情,到底是公事還是私事?我認為9成以上都是私事,原因有三:

 

1.因為公事不是你一個人的事,你再怎麼拖都會有人逼著你往前走,但私人且重要的事情往往一拖再拖
2.那些沒有被逼到死的公事,影響性大多不大
3.公事沒做好,出差錯,最大的問題大概就是失去這份工作

 

相較於私事,公事的風險反而小了很多,但太多人在安排時間時都是顛倒過來了,當你一次又一次缺席你孩子的成長,而選擇去參加公司每周的例行性會議時,你就是把公事永遠放在私事前的最佳案例,但人生不用等到體驗過才來後悔,希望這一篇看完,你也會開始重視私人的行程。

 

長期的項目,要也排入行事曆中

 

我們在安排行程時,往往會關注近兩週的重點事項,這基本上沒有錯,而有些距離目前比較遠或不迫切的事情,不論重要與否,常常會被我們忽略,直到時間接近了,或者開始出問題時我們才會發現。最典型的就是考試與運動,三個月後要考試了,明明應該養成每天或每週固定看書的習慣,但因為目前還沒有急迫感,所以就把時間安排去做其他事情,這就是所謂的學生症候群;而運動呢?

 

更是沒有一個deadline壓在那,你一直不做好像也不會死人,但你自己明白,不保持運動習慣對身體的傷害是大的,可是你的行事曆上可能永遠不會有這一項。我的建議是,你必須把這些長期累積的項目放到你的行事曆中,當你重視你的行事曆,堅定紀律去執行,行事曆上的行程安排就是你對自己時間運用的約定,會有一定的約束力,以學習為例。

 

如果你今天晚上八點後有空檔,此時開始想想該來做些什麼時,第一個浮現在腦海中的可能是看美劇,第二個是打電玩,第三個才是學習,但如果你先把學習放上行事曆,你那個時間的空檔就消失了,因為你已經把時間分配給學習,這個做法簡單且有效,如果你是無法堅持學習的人,試試看吧。

 

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輕重緩急要確認

 

說到輕重緩急大家一定知道重要-急迫的四維矩陣,這工具還是有它存在的意義,我先解釋一下我的用法吧,左下跟右上一般不會是什麼大問題,但左下的內容一般是忽略的,甚至連記錄在筆記本上都不會做,多數郵件就屬於這類。

 

你連在上頭多花一秒鐘都嫌浪費,但偏偏很多人有郵件症候群,三不五時要看一下信箱有沒有新的信件,很怕會漏掉重要的信件,我真心認為是一種浪費,但你可能會有疑問,我到底如何判斷一件事是屬於不重要且不緊急,能直接忽略的?這我下面會再說明。

 

針對重要且緊急的馬上處理,這應該也不是什麼大問題;但針對不重要但緊急的事情,例如有人找你開會討論事情,這件事對他來說緊急且重要,但對你來說重要性並不高,而這件事又會花你的時間,那你該怎麼處理?

 

我的方法是能免則免,若無法避免則速戰速決,可以當面五分鐘討論完的事情,我不想花一個鐘頭聽報告,我會focus在解決問題,讓事情可以往下,而當面且找到正確的人溝通,溝通的效率就會大大提升。

 

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這個重要-急迫矩陣我想大家都很熟悉了,大家也都會用,但我發現時間管理無效的人,最大的問題就是分不清楚事情的輕重緩急,我舉個例子,有個人跟你說明天我要給老闆一份報告,但有一個問題需要請你給意見,否則交不出去,請問:「這件事情對你而言應該是重要且緊急還是緊急但不重要?」

 

請留意,我講的是對你而言,因為時限就是明天,但這並不是你的任務,而是別人的任務,所以對他來說是重要且緊急,但對你來說應該是不重要但緊急,你可以不花時間或者花更少的時間把事情解決,而若可以,我會盡量避免不重要但緊急的事情纏上身。

 

而在我的認知中,有太多的東西都是屬於不重要且不緊急的,完全可以被忽略,舉例來說,我郵件會設定很多規則,把一些我認為相對重要的發信人或主題留在收件箱中,而把其他的郵件歸到別的目錄下,這類的郵件我一般不看的。

 

但如果有人提醒我或者問我關於那封郵件的事情,我就會判斷此事是否應該要處理,如果只有一個人問,那重要性可能一般,但如果一天內有多個人提到,你就知道重要性相對較高,而那些會提醒你的人是誰呢?往往就是那些把該事項列為高重要性的人,你可以從別人的反應來協助你判斷,但千萬別把別人該處理的問題全部攬到自己身上來。

 

然後另一個迷思是,老闆交代的事情永遠都是重要且緊急的,我認為這是很多主管階層的迷思,對老闆交辦的任務你該重視,但不該放下重要的事情去滿足老闆,我認為多數的老闆仍然希望你把該做的事情做好,而不希望你為了滿足他一時的需求而打亂整個節奏,所以 勇敢地跟老闆確認重要性與deadline,如果跟你手邊的任務有衝突時也不妨提出來跟老闆溝通 ,就我的經驗,老闆仍是以大局為重的。


主導自己的行程,別讓別人來決定

 

1.把工作時間排進行程
某次我在看一個主管的行事曆,我看到他在日曆上註明了週二、三下午跟週五的早上都有個會,我心裡正在想:「看起來還蠻寬鬆的。」,這時候剛好有通電話找他,聽起來對方也是要跟他敲時間,他邊講電話邊看自己的行事曆,最後他說:「星期四上午10點,沒問題,我有空。」,下面這是最後他在行事曆上的行程規劃。

 

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他掛上電話,我故意調侃他:「你每週的工作就只有這幾項啊?也太幸福了吧,哈哈…」,他回答我:「當然不是啊,我還要趕老闆要的報告,還有另一份業務計劃書要寫,還有一些例行性的工作要做啊。」,我說:「那你怎麼都沒有把這些工作寫在你的行事曆上啊?」,他說:「一般我只會寫要開會的部分。」

 

我說:「那你的工作應該老是delay,讓你非得加班熬夜才能完成吧?」,他說:「對呀,工作量真的太大了,沒辦法。」,我說:「不是,你剛剛其實有機會好好安排你的工作,但因為你沒有把時間留下來做你該做的事情,所以你明明沒有空,但你卻跟別人說你週四上午有空,這不是你自己害的嗎?」

 

其實很多人一直在complain自己的工作太多太雜,只能熬夜加班才能做的完,但其實讓你真的瞎忙或者沒有忙在該忙的事情上的不是別人,而是你自己, 時間管理的第一關是先判定哪些要做,第二關是哪些先做,第三關就是排入時間 ,最容易被大家忽略的就是那些日常工作,或者需要一段時間才能完成的工作。

 

一個好的工作規劃應該同時考量到每個時段你安排什麼樣的工作,如果老闆要的報告你要花8小時才能完成,業務計畫要花12小時,例行工作則是每天要花1小時,那你應該重新規劃你的時間,當你把你的工作每一項都排進去後(如下圖),你就會發現時間真的滿了,你根本不該答應別人週四早上的會議。

 

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2.保留一些時間給自己
在最近兩年中,為了讓自己每週可以保留一些時間給自己,我會交代助理把每週二三的下午空下來,這兩個時段如果有人要找我,預設的回答都是已經有安排了,但助理仍會把這件事反應給我,由我決定是否要把時間挪做他用。保留時間是重要的,當你一整個禮拜都在開會與忙東忙西時,你會被事情推著走,沒有時間好好思考沉澱,而這兩個下午的時間就是我保留給自己的禮物。

 

3.拒絕無意義的會議
中高階主管有很多人上班的時間都花在開會上,而且會給自己很多理由說自己應該要參加這些會議,因為你必須要給建議,必須要做主,但就是這樣的想法害了自己,你總會有一堆會議需要參加,有些甚至還設定為每週開

 

當會議全面排開後你就發現自己的行程完全不是由自己的自由意志來決定,而是由你的部屬,你的協同部門來決定,你必須要搞清楚那些會議是你真的該參加的,那些只是淪為列席,排除那些非必要的會議,偶爾缺席一些例行性的會議,你會發現你在會議中的角色並不如你自己想像的重要,其他人其實就能把會議運作的很好,你不用過多的擔心。

 

然後,別隨口答應別人要你參加的會議,你需要先問問對方,要你出席的原因是什麼?如果對方也講不清楚,那這會議不參加也罷,很多時候你聽完後你會知道有其他人能代替你參加,或請對方在會議後將結論發給自己,別害怕拒絕對方的邀請,因為你要對自己的時間負責。

 

4.堅持高效率
關於這一點我前面也有提到,很多事情其實是不需要開會的,若只是同步資訊,那發個郵件或用通訊軟體說一下,要高效就是打電話或碰面談清楚,因為大多數的會議都是一次booking一個小時以上,但講一通電話大約只要5-10分鐘就能解決了,而我也不要求每次開會都要有簡報,我認為只要大家不用簡報也能把事情說清楚,那我建議就不要浪費時間做簡報,更高效的溝通,不要把時間浪費在無謂的事情上頭。

 

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適度的切割工作,提高行程安排的彈性

 

最後一點,是針對工作彈性的建議,如果你要在6/30交一份報告,而你評估後大約需要花兩天的時間把報告搞定,所以你便根據我上頭的建議,將行事曆做成下面這個樣子,安排兩個整天把這份報告搞定:

 

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這個行事曆看起來沒什麼問題,但它接受變更的彈性是小的,這兩天的工作似乎無法切割,需要一鼓作氣搞定它,這時如果要在週三或週四排入一些緊急任務,你往往就沒有調整彈性,除了加班大概別無他法,但如果你把時間拆成半天半天的方式,並提早進行,那你在面對臨時性任務的彈性就會大了。

 

而工作也能更有節奏的分批完成,同時為了分批,你也會先花一點時間把工作看得更仔細一點,這都是專案管理中常用的方法,你也能用在日常的工作安排上。

 

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另外也有人常用番茄鐘等方法來管理自己的時間,我認為也都會有一定的效果在,但我認為時間管理最大的關鍵點有二:

 

第一,

你必須要很清楚哪些事情對你來說很重要,那就要放進行程裡。

 

第二,

你必須要捍衛自己的時間自主權,別輕易的讓他人決定你的時間 ,唯有如此,你才能真正善用時間,並把事情按時做好。

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