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好書分享:越有能力的人,越懂得利用時間,不會被工作追著跑;但要怎麼做,才能縮短工時,又同時增加財富呢?

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一旦用錢換取時間,就有可能碰上出乎意料的陷阱。 是否用錢換取時間,考驗你的「工作能力」。時間花在「喜歡的事情」上,工作效率會更高 如同「前言」所述,有很多「不加班卻很能幹的人」,個人生活也很充實。他們不只重視「工作」與「金錢」,也很重視自己的時間。
※本文由寶鼎出版授權,未經允許不得轉載。

 

越是做自己「喜歡的事」,反而越能提升管理時間的能力

 

我有「鐵人三項」、「做菜」與「玩電動遊戲」等三項興趣。這三項興趣都很花時間。在這種狀態下,真的能妥善運用時間嗎?以鐵人三項為例,為了練習與上課,每星期必須撥出十個小時,準備也需要半天到一天,而且參加賽事還要花上四天三夜。

 

自己做菜也很花時間。如果買便當或外食,雖然花錢,但也能達到縮短時間的效果。說到「玩電動遊戲」,我就經常被問到:「明明那麼努力在管理時間,為什麼還要打電動」、「怎麼那麼浪費時間!」然而實際上我只是稍微玩一下,會注意時間,不至於讓自己玩過頭。

 

如果從「徹底不要浪費時間,力圖提升效率」的觀點來看,我把時間花在這些興趣上,的確是一種浪費。然而,越是做自己「喜歡的事」,反而越能提升管理時間的能力。我從來沒有因為打電動而發生「沒時間工作」的情形,反而在做完想做的事情後,管理時間變得更順利。

 

就算有其他想做的事,腦中也會浮現「沒時間」或「現在還不行」等藉口,最後,在「無法做想做事情」的狀態中累積壓力。壓力不只會傷害身心健康,也是提高時間效率的敵人。為了要做想做的事情,就只能擠出或妥善運用時間了。

 

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增加財富的時間運用術

 

雖然只要一口氣賺進大把鈔票,就可以盡情做想做的事,但這很難實現。包含我在內,每個人都必須邊做能獲得金錢的工作,同時享受工作以外那些沒有收入的興趣,在兩者之間取得平衡。與其因為「沒有時間」而躊躇不前,我建議不妨順從自己的渴望,也就是「真誠面對自己想做的事」,先把預定時間排進行程後,接著就能妥善運用其他的時間了。

 

今天晚上如果要去約會或和孩子約好,就絕對不能加班。必須特別費心在預定行程之前完成工作,或是把工作安排到其他日子,而這些安排也會不斷磨鍊我們運用時間的技巧。如果只是先入為主地認為「平日不能玩」、「公司正忙的時候不行」,就永遠無法妥善運用時間。

 

公司與工作的確會有固定的安排,但如果不與它對抗,就無法在自己的主導下訂定計畫與實行,也就是說永遠無法掌握自己人生的主導權。「如何邊工作邊執行自己想做的事呢?」思考這件事,是學習「增加財富的時間運用術」非常重要的一環。就算不能馬上看到效果,我們仍然必須思考如何運用時間。

 

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只要去做「想做的事」,自然就會提升時間運用的技巧

 

我在「前言」中有稍微提到,當初我會開始想要管理時間,是因為第一份工作在總務省統計局。我的工作每個月都有嚴格的交期,職場上充斥著「加班理所當然」的氛圍,有些部門甚至在每個月交期的前一週,都住在辦公室裡。

 

儘管忙得人仰馬翻,但我從那時開始就有很多自己想要做的事。因為喜歡做料理,沒事的時候就會想回家做菜和隔天的便當,也想早點回家打電動。到了我這個年紀總有許多雜事要處理。雖然沒時間,但我還是漸漸開始做起這些「想做的事」(當初在那個職場,「有效率地做完工作然後下班」,可能看起來就像怪咖一樣)。這麼做有沒有影響到工作?完全沒有。

 

我至今仍認為,就是「因為有其他想做的事,才能有效率地完成工作。」工作比以前有效率,所以成果也能顯著提升。也就是說,我是因為先做了想做的事,才學會管理時間的技巧。當然,工作上總有必須當天查詢或緊急的案件,這時我當然也會留下來加班,但那只是例外。

 

如果我當初硬忍著不去做想做的事,大概就學不會「有效運用時間的技巧」了。「不能做想做的事」,容易因壓力倍增而導致工作拖拖拉拉,反而不會有好結果。在運用時間管理術之前,要先「做除了工作以外想做的事」。當然也不是所有時間都拿去做想做的事,畢竟工作上也會有想做的事(自己想做的工作內容),如果連這個都做不好,妥善運用時間的路將會變得非常險峻。

 

如果沒有經過這些思考,大概永遠無法達到在有限時間內有效率工作,並交出漂亮成果的時間管理。另外,你還有機會學到如何從「非工作事項」連結到「金錢(成果)」。聞名世界的老子曾經說過:「善於營生之人,不會區分工作與玩樂、勞動與休閒。

 

對這類人而言,日常就是工作、就是玩樂。」因此,提升「個人生活」的品質,可說對「工作」也會有正面的影響。請慢慢解放那些「想做的事」,就算一天只有一小時或三十分鐘,撥出時間去做想做的事情吧!不要著眼於工作與金錢!只要去做「想做的事」,自然就會提升時間運用的技巧。

 

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從現在開始,為自己多留一點時間

 

相較於使用時間,用錢時多少錢可以買多少東西(比如一千元可以買什麼),是比較容易了解的概念。這種「花多少錢能買多少東西」的感覺,就是所謂的「行情概念」,如果沒有特殊的情況,應該不會因為人不一樣而有太大的差異。

 

實際上,在店家可以用金錢交換的價值,就標示為「價格」,人們可以用等於「價格」的金錢去換取商品。我們可以透過過去的經驗,培養「金錢的行情概念」。那麼,時間又該如何衡量呢?要用多少東西才能交換你的一小時?這是可以明確掌握的嗎?你的一小時有多少價值?這點不僅難懂,而且還容易被高估,所以我們必須先導正「對時間的感覺」。

 

你是不是覺得「時間要多少有多少(就算知道時間有限……)」、「只要有一小時就能做很多事情」呢?實際上,一小時能做的事其實不多。人類在一定時間內能做的事,意外地有限。稍微打個瞌睡、瀏覽一下網站,時間就過去了。除此之外,和其他人聊天,才過一下就發現:「竟然已經這麼晚了!」我想這種經驗應該誰都有吧?

 

數量有限、明明應該比金錢更重要,但人們卻很難意識到時間的流逝。這就是「時間感」不靈敏的狀態。比起金錢,我們更應該重新審視對時間的認知。「還有時間,所以應該沒問題!」很多人總是在不知不覺中高估了時間。為了提醒自己,應該趁著一大早在紙上寫下「今天預計要做的事」,然後當天晚上再試著回顧。

 

低估需要的時間,同時又高估自己的能力

 

大多數情況下,本來「今天打算做的事」,通常不會全部完成,應該會有「今天要製作資料」、「今天要整理桌面」等好幾項沒做到的事情。時間流逝得很快,如果不斷高估時間,這些差距就會越累積越多。這樣持續一輩子,就會形成龐大的差距,最後不只表現在時間上,也會呈現於金錢上。所謂高估時間,就等於高估自己能做的事情。

 

.用Excel製作報告資料,大概一小時就夠了→實際上花了三個小時。
.去便利商店買燈泡,應該只需要十分鐘→實際上花了十七分鐘。
.二十分鐘就可以做好出差準備了→實際上花了一個小時。

 

像這樣逐漸累積時間的誤差,會讓誤差吞噬自己的時間與金錢。彼得.杜拉克也曾經說過:「人往往會低估做一件事所需要的時間。」「有這些應該就夠了!」低估需要的時間,同時又高估自己的能力,就不會想要「提升效率」,當然也無法提升自己的能力。結果只是白白浪費掉無法使自己成長的一段時間。

 

為了修正「時間感」,我們必須隨時保持低估時間的姿態。首先,把「預計今天完成」的事項寫在紙上,從完成工作的時間開始嘗試「低估時間」,你一定能感受到比平常更有效率的工作模式。「低估」自己的速度,才能恰到好處。

 

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作者簡介

井之上陽一

時間諮詢股份有限公司董事長。稅理師。1972年生於日本大阪府,在宮崎縣長大。曾任職於將「加班」與「假日上班」視為理所當然的日本總務省統計局、稅理師事務所與創投企業。工作期間學會「比起薪水,更重視時間」及「準時下班」等時間管理術。

 

在成為毫無休假可言的自由工作者後,更上一層樓運用「限制、轉移、加速」的時間管理術,讓工作和生活獲得平衡。成功縮短工時,而且年收入增加到上班族時代的兩倍。部落格已經連續三千兩百天以上每日更新,每個月都有六十萬的瀏覽人次。興趣是參加鐵人三項。

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