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電子郵件也是現代人溝通的重要管道,怎麼寫才能將重點清晰傳達呢?

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E-mail 溝通是一種看似簡易卻能強而有力建立初次印象,甚至是建立彼此信任的關鍵。其實裏頭有許多值得學習及實用的技巧。在職場中,語言文字的溝通是非常重要的,因此關鍵就在於如何在字裡行間“有效率”的傳達你要說明或告知的訊息,並且建立自身公司的形象。
本文經業務講堂編輯網蒐整理,未經授權不得轉載。

 

7種常見email錯誤

 

當你在報告時,你會故意選一個完全跟報告內容無關的標題或是講一堆細節讓人抓不到重點嗎?雖然我們都知道報告時要簡潔扼要,將重點清晰傳達,但是大部分人卻忽略了email的重要性。電子郵件也是現代人溝通的一個重要管道,但是要怎麼寫才能讓主管、同事或客戶一眼明白呢?

 

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1. 回覆的信件標題已經不是討論重點

 

在討論事情時我們常常會直接回覆對方信件,所以幾次來往之後,標題可能會變成「Re: Re: Re: Tuesday?」。或許一開始你們想約星期二討論事情,但是之後的內容應該早就與「星期二」無關,所以為了讓彼此一看就明白信件內容,改個標題吧!不然若對方是個大忙人,每天有幾十封email在往來,你那標題不明的信件搞不好就被忽略了。

 

2. 你的內容沒有明確重點

 

有時你可能洋洋灑灑打了一堆字,但是仔細一讀卻發現其實沒什麼重點,這樣只是浪費彼此時間。你可以試著將你想表達的東西用一句話講出來,若發現不行,可能就要重新整理一下思緒了。盡量在前三句話就點出重點,最後要收尾時可以再換個方式強調一次,讓對方清楚接收到你的訊息。

 

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3. 忽略開頭的問候語

 

如果已經是往來很多次的email,人們可能會省略開頭的問候語,但是一句簡單的「XX您好」或「哈囉,第三組的夥伴們」,都可以讓對方覺得比較有溫度,也會更願意去了解你想傳達的訊息。

 

4. 想感謝對方卻顯得很空洞

 

受人幫助或是收到別人送的禮物,難免會想寫封感謝信給對方,但是只寫一句很簡單的「謝謝」又顯得太隨便、沒誠意,所以要感謝別人時,記得寫下他們的實際作為,該是他們的功勞就不要吝於稱讚、感謝,會讓對方覺得受重視,未來你們的關係也可以更緊密。

 

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5. 太多字了

 

你的目標應該是要在有限篇幅內,簡短扼要的說明重點,而不是寫一堆小細節讓人看得眼花撩亂,篇幅太長的email也會讓人沒耐心看完喔,所以你可以遵循以下步驟:

 

1) 刪掉多餘的字,尤其是那些沒意義的形容詞,你不是在寫文章,而是在溝通。

2) 將內容分段,每段大概2-3個句子就可以了,才不會顯得內容很多。

3) 善用標號,如果是可以列點的東西,就用列點的方式寫出來吧,這樣可以讓對方清楚你想表達的,你也不用為了整體的順暢度加那些冗言贅字。

 

6. 文法、拼字錯誤

 

如果是英文的內容,文法跟拼字當然很重要,如果句子結構完全不對,讀的人根本就看不懂,還要花時間去猜你想表達的,這樣反而浪費時間。如果是中文內容,錯字也需要注意,所以按送出之前,檢查一次信件內容吧。

 

7. 只有批評沒有建議

 

如果有人表現很差,你覺得需要批評他、點出他的錯誤當然可行,但是不要只會批評,你有什麼改進的建議,甚至是自身經驗都可以跟對方分享,一封充滿攻擊性的批評沒什麼意義,那只會讓彼此關係更差而已。

 

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結語:

 

雖然電子郵件沒有固定格式,但讀起來是否順暢,有很大的差異。當我們打開電子郵件,最先映入眼簾是整體的排版,鶴野充茂認為,光是排版,就可能讓人決定是否繼續讀下去,例如有些信件沒設定適當的行距,內容塞滿整個畫面,這樣的郵件光是看一眼就讓人卻步。電子郵件是一種簡單方便的溝通工具,就算不見面、不講話,也可以單方面寄送訊息。不但內容與寄件日期、時間都會留下紀錄;也可在自己喜歡的時間閱讀,而且不限次數。一封好的郵件,可讓人接收到寄信人的感受、情緒,彷彿就在你面前說話一般。

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