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專欄作家│今天就把明天的事搞定的策略:分辨關鍵重點,把力氣用在刀口上!

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瞎忙與高效的天淵之別 幾乎從文字發明以來,人類就會列清單了,但如今科學證據指出,寫下清單比記在腦中好,甚至比輸進電子產品好。普林斯頓大學研究員帕姆.穆勒(Pam Mueller)和加州大學洛杉磯分校研究員丹尼爾.歐本海默(Daniel Oppenheimer)指出,跟用鍵盤打出清單的學生相比,用筆寫下清單的學生記得更牢,也對待做事項更有概念。
本文由三采文化出版社授權,未經允許不得轉載。

 

成功人士不見得做了更多事情,只是做了更多重要的事情

 

原因何在?實際動手書寫能刺激一塊稱為「網狀活化系統」(reticular activating system)的腦部區域。網狀活化系統把資訊分為「即時讀取」與「深層儲存」,標示出該擺在前面的重要資訊。此外,網狀活化系統還負責叫潛意識開始工作,所以你會聽到許多作詞人和編劇在床邊擺筆記本,以便抄下半夜冒出來的歌詞或靈感。

 

不過為了充分發揮功效,清單必須列得巧。你可以直接拿出紙筆列下一堆待做事項,但除非掌握幾個要領,否則效率很難提升。現在看以下的敘述像不像你:你列出八到十個待做事項,然後一大早從最簡單的開始著手,想藉此提升幹勁,複雜棘手的事項則留待稍後再做,例如:喝完咖啡、吃完午餐或等三點有一大段空檔再做。

 

這是人之常情。問題只在於這樣行不通。你很可能忙了一整天,做完一件又一件事,結果卻沒處理到最重要的事項,隔天因此很有壓力,覺得進度落後了,雖然你已經忙得天昏地暗了。

 

如同先前所說,重點是明白成功人士不見得做了更多事情,只是做了更多重要的事情。現代人十分忙碌,想做完所有事情根本是天方夜譚。成功的關鍵是區分輕重緩急。這也許是多數人最常忽略的一點,導致「瞎忙」與「高效」的天淵之別。絕頂成功人士從來不會一天就做完所有的事情,但每天都會做完最重要的事情。

 

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今天就把明天的事搞定策略

 

無論你再有條理、有效率跟有精神,你永遠無法一天做完所有的事情,這目標訂得太高了,但你可以下定決心永遠都從最重要的事項開始著手。「今天就把明天的事搞定策略」有助達成這個目標,方法是養成好習慣,前一天約花五分鐘列出隔天要優先處理的事項,但不是列出長長的一大串,而是依輕重緩急扼要列出幾項就好。

 

清單的第一部分稱為「三件重要事項」。如同名稱所示,你列出隔天需要完成的三件重要事項。此外,你要分別列出預計完成的時間。我們得在此提醒,這些事項不是包含許多步驟的整個大案子,而是大案子底下的個別具體任務。

 

重點是你列的事項不僅重要,展現出企圖心,而且還要務實,有辦法在當天完成。每天獲得小小成功,足以累積重大成就。清單的第二部分為「一件必做事項」。

 

你列出三件重要事項之後,再從中選出「一件必做事項」,做為隔天最關鍵的重頭戲。心理學家B.F.史金納(B. F. Skinner)在1930年代開創量化行為分析,如今許多這類研究指出,你大概每天都會直覺感到,一旦開始投入某項工作或專案,比較容易一直繼續做下去。

 

這如同物理學的慣性定律,只不過是發生在人身上:活動中的身體傾向於一直活動,休息中的身體傾向於一直休息。激發行動的最佳方式是鎖定一件事,然後就是去做。列出最重要的事項能激發幹勁。

 

可惜許多人是列出長長的清單,然後叫自己務必完成其中最重要的事項,但通道容量迅速把你壓倒,於是你愈來愈容易把清單擺在一邊,模糊的想說隔天再試試看,甚至騙自己說你已經完成八或九件「小事」,今天成果豐碩,儘管你並未完成任何真正要緊的事項。

 

為了走上正軌,你要問自己兩個關鍵問題:第一,我明天需要完成哪三件重要事項?第二,其中哪一件最務必完成?這問題符合「通道容量」,可以帶來努力方向與優先順序,避免貪多嚼不爛。你開始迎向新的一天時,會知道哪三件重要事項必須當天完成,也知道這當中又以哪一件最至關重要。你會赫然發覺,只不過這樣稍微有點條理,決策就清晰很多,效率也提高很多。

 

一旦你列出清單,要記得事情不只這幾項。你可以有整週、整月或整年的待做清單,這裡介紹的「要事清單」只是幫助你區分優先順序,每天都有一套行動依據。

 

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再以體育賽事為例,整個棒球球季的最大目標是贏得分區冠軍,但這不屬於球員在球季第一天的「三件重要事項」,第一天應該有其他重點,例如:做完整套例行伸展動作、在擊球場妥善打擊50次,還有做15分鐘的長傳練習。活動中的身體傾向於一直活動,休息中的身體傾向於一直休息。

 

在此警告:你在斟酌清單上的項目之際,很容易忽略溝通交流的部分。無論是通常關在辦公室裡不太跟外界接觸的人員,還是需要常以電話或會面拉業務的人員,都很容易犯這個錯誤,把門關上埋頭苦幹,幾乎只靠電子郵件或簡訊跟別人溝通,但我們相信(並強烈建議)你該在要事清單上強調溝通交流的部分,直接跟別人面對面或打電話溝通。溝通交流與成功程度通常息息相關。


睡前5分鐘,讓大腦隔天現靈感

 

我們要求講座學員(跟本書讀者)挑一個原則開始實行。在講座上,最多學員選擇從「今天就把明天的事搞定」著手,原因大概在於這個原則能每天帶來成就感,而且非常符合科學與常識。

 

當你替明天列出要事清單,就在腦中形成一個迴路,大腦在睡覺時會自動開始想完成迴路。這稱為「柴氏效應」(Zeigarnik Effect)。1920年代, 俄羅斯心理學教授庫爾特.勒溫(Kurt Lewin)發現,如果餐廳服務生有收到小費,他們遠遠比較記得那桌客人點了哪些菜。勒溫的學生布露瑪.柴嘉尼(Bluma Zeigarnik)則以數據佐證這個現象。

 

勒溫檢視柴嘉尼的研究,提出「特定任務緊繃」一詞,這份緊繃會留在意識和潛意識裡,直到任務結束才消失。換言之,大腦不喜歡未完成的工作!高段數學家跟頂尖作家長年靠這招推展研究或作品,在就寢前花幾分鐘把當天的數學問題或寫作成品讀過一遍,

 

當卡住或碰到瓶頸時尤其如此,然後大腦會徹夜設法把迴路接起來,隔天他們就能懷著「靈感」起床。這乍聽神奇,但其實只是有效善用心智特性的結果。今天就把明天的事搞定原則與優先順序清單有其道理。如果你能靠這套5分鐘的簡單例行慣例大幅減少焦慮,甚至完全消除焦慮,那麼何樂而不為呢?

 

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分辨關鍵重點,把力氣用在刀口上

 

我們不是在呼籲要回歸過往跟揚棄科技。最新資訊是企業的命脈,而如何消化是關鍵的課題。我們每年替各式各樣的企業舉辦許多訓練講座,訓練內容各不相同,但整體目標始終不變。我們會循序漸進,逐次提供小心斟酌過的資訊分量,跟工作內容切身相關,並且要求員工實際演練。

 

我們想把所有東西傾囊相授,卻從不忘考量通道容量。我們會反覆討論是否要納入某些最新資訊,討論到很晚,最後我們其中一位會說:「既然有疑義⋯⋯那就刪掉不提吧。」這是賽爾克從傳奇教練唐恩.蓋博(Dan Gable)身上學到的啟示。

 

1976∼1997 年,蓋博帶領愛荷華大學摔角隊十五度贏得全國總冠軍,個別選手共贏得45個全國冠軍跟106個聯盟冠軍。蓋博在擔任教練之前是史上極為出色的拳擊手,在愛荷華大學就學期間,打贏117場比賽,只打輸一場比賽,1972年在慕尼黑奧運場上以零失分佳績抱得金牌。他了解頂尖表現的訣竅,知道締造佳績的法門。

 

多年前,蓋博告訴賽爾克說,無論身為選手或教練,他的一大致勝關鍵是「聰明選擇」,分辨「關鍵重點」,把精力用在刀口上,避免浪擲力氣。在拳擊的世界裡,蓋博始終專注於最重要的事情,每晚努力練習到精疲力盡。你不見得要像他這麼拚死拚活,但要學他掌握住重點。

 

我們每場講座都把本書提到的這些法則教給學員,說明要點與用法,然後請他們選定一個主題,盡量「專注投入」。無論在球場或商場,締造新猷的絕頂高手都懂得聰明選擇,一次只無比專注於一件事。


你分得清「緊急」和「重要」嗎?

 

在精進的路上,你面臨的最大阻礙是承諾得過多,結果被壓倒。當你愈來愈功成名就,爬得愈來愈高,這問題變得格外危險與常見。如果你聰明有抱負,力求精益求精,這股幹勁反而可能適得其反。

 

我們每堂課都會遇到興致勃勃的學員,他們既聰明又成功,認真聽講,最後跑來跟我們說:「我等不及想著手進行了。這一套很清楚簡單,我覺得我很快就學會了,所以想馬上做出三個改變,而不是一個改變,好好突飛猛進一番。」

 

然而你再聰明或成功都一樣。即使你能一個晚上讀兩百頁資料,一天埋首工作12小時,依然會被通道容量所阻礙,所以要懂得說「不」。許許多多人要不就不懂這一點,要不就選擇性忘記,原因通常是想取悅別人或避免「不愉快」。如果你一次只做一件事情,當然代表有些其他事情無法去做。

 

多數人認為拒絕他人是一個「負面」之舉,有時也確實如此。然而向某件事情說「不」,往往代表跟另一件事情說「好」。我們希望你學到的是,要有意識的做決定,而不是在其他種種額外考量下被迫做決定。

 

我們有個極成功的客戶是退休運動員,他仍住在當年叱吒球場的那個都市,由於個性海派,不斷收到各種邀約,例如:參加慈善高爾夫球賽、擔任義務董事或拍攝公益廣告。多年來,他可謂來者不拒,結果每週要忙六天,忙到焦頭爛額,比當初當明星球員時更累。

 

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後來他做了一個簡單的改變,把全家福照片擺在電話旁邊。他沒有不再幫忙,只是每當有電話打來,他都停下來片刻,思考自己到底是在向什麼說「好」或說「不」。他變得時常感謝對方的邀約但選擇婉拒:「如果我對你說『好』,等於是在跟我的老婆和孩子說『不』,但我可不想成為那樣的人,所以希望你能見諒。」

 

可惜的是,多數人把「緊急」與「重要」混為一談,對許多緊急的事情說「好」,但其實是對其他重要許多的事情說「不」。有時得花點時間才能學到這道理。每當我們回不久前到過的地方辦新講座,總有學員重新回來參加,他們都說先前試著一次做二或三個改變,結果是白費力氣。

 

然而等他們重新從基本做起,只專注於一個重點,終於得到連自己都難以置信的成果。綜觀他們的例子,我們可以知道與其一心多用,不如集中火力,效果會好上許多。

 

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作者簡介:

傑森.賽爾克(Jason Selk)

 
美國極受歡迎的績效教練,曾擔任聖路易紅雀隊的心智訓練總監,幫助球隊先後於2006年和2011年贏得世界大賽冠軍,著有兩本暢銷書,分別為《十分鐘的強韌》(10-Minutes Toughness)和《主管的韌性》(Executive Toughness)。個人網站:http://enhancedperformanceinc.com/ 。

湯姆.巴陶(Tom Bartow)
巴陶的摯友約翰.伍登(John Wooden)為加州大學洛杉磯分校籃球隊的知名教練,巴陶從他身上學得許多獨到概念,在愛德華瓊斯金融服務公司開辦高階顧問訓練課程,課程評價至今稱霸全美。

馬修.魯迪(Matthew Rudy)
魯迪獨力撰寫及與人合著23本高爾夫、商業和旅行書籍,合著夥伴包括漢克.哈尼(Hank Haney)、麥可.拉登(Michael Lardon)、戴夫.史塔克頓(Dave Stockton)與強尼.米勒(Johnny Miller)等,現居康乃狄克州的布里奇波特市。

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