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別讓鳥事偷走了你的時間,時間該用在重要的事上

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一個成功人士懂得善用自身優勢,專注於少數、主要的領域,在其中若能展現優秀的績效,就可以產出卓越的「成果」。學習善用自身有限的時間,找出哪些事根本不必做,那些事必須要做,決定出真正重要的事。
本文經業務講堂編輯網蒐整理,未經授權不得轉載。

 

「特別的杜拉克」

 

杜拉克很長壽,一生成果豐碩。我們每一個人,都可以從杜拉克的事例中,學到如何分辨要事與急事。他活到將近96歲,而我們很多人不會這麼長壽。我和杜拉克共事26年,期間有機會觀察他如何分配時間。此後他輔導一群人,我一直從他們的互動中吸收智慧。多年的輔導使一些人成為杜拉克的好朋友。他幫助他們分辨要事與急事。

 

我看到,他步入老年之後,拒絕了替一些人的著作寫序的要求。他不再替大學的各種委員會服務,不再收博士生(有一兩個例外),不再旅行(因為這很費精力),不再去他位於科羅拉多州埃斯特斯公園的小屋度假(因為受不了當地的高海拔)。他破例旅行,是在2002年7月跨越幾乎整個美國,去華府接受小布希頒給他的總統自由勳章。

 

杜拉克一生專注從事他認為自己有使命去做的工作。他平和地接受自己運用時間的方式。他與他太太協商自己的時間安排,一直維持具體的日程表,記錄他的活動和工作安排。他知道,人生中到了某個階段,因為精力有限,必須慎重選擇做什麼事。他觀察殘障人士的經驗告訴他,到了這種階段之後,致力做真正重要的事並放棄所有其他事情,比任何時候都來得重要。

 

他選擇運用他傑出的頭腦,捨棄需要旅行的事(他已經沒有腳力)。他也知道,他希望世人記得他努力開發人的潛能;他因此把他有限的精力集中用來輔導一些人。最後,他是一名作家;他因此做好妥當安排,確保讀者在他逝世後仍可買到他的著作。


杜拉克2005年11月11日逝世

 

逝世之前兩週,他看了他最後一本著作《杜拉克給經理人的行動筆記》(The Ef fective Executive in Action,2006 年出版)的樣本;這使人覺得他完成了他一生該做的所有事情。杜拉克的人生對我們有很大的啟發意義,但他會說每一個人都是「特別的杜拉克」。我們有自己的人生目標,這當中應該包括在工作與享樂之間達致平衡。不過,我們總是必須選擇花時間在要事或急事上。

 

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連杜拉克都曾後悔的時間分配

 

杜拉克1989年便已後悔自己在職業生涯的初期,沒有花更多時間在社會部門組織的管理上。他隨後堅決地展開補救行動,直到他2005年去世。他當年接受一位好朋友訪問時,表達了此一悔意。回顧自己人生,我最大的挫折,是我太常優先處理急事而非要事,結果有些書該寫但至今未寫;

 

當然,這是我的後見之明。結果是我寫了一些有緊急需要的書,教了一些他們當下需要的東西,而不是他們之後五年需要的東西。我一直願意去做一些比較短線的事,而不是想得比較長遠。不過,這是後見之明。

 

講完這些話之後,杜拉克在他人生的最後二十幾年,花了一大部分時間輔導社會部門組織的領袖, 包括大教會和超教會組織(para-church organizations)的牧師(當然不僅限於他們)。杜拉克致力的目標,一直是幫助這些組織改善領導、組織和管理流程,包括培養人才、建立社群,以及最高領導層的接班規劃。如我們將看到,他和他輔導的領袖攜手創造了驚人的成果。

 

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你的人生如何度過

責任在你

 

認為不理會緊急活動會產生危險,通常只是杞人憂天;最能證明這一點的,是重病者或嚴重殘障者往往能展現非凡的效能。小羅斯福總統二戰期間的顧問霍普金斯(Harry Hopkins),便是一個很好的例子。霍普金斯當年幾乎已是垂死之人,連走一步路都是折磨,只能每隔一天工作數小時。這迫使他只做真正重要的事,其他事情一概不理。

 

他因此可以維持工作效能,還曾經獲邱吉爾譽為「關鍵人物」(Lord Heart of the Matter);事實上,在二戰時期的華府,他的成就無人可及。當然,這是個極端的例子。但它能說明兩件事:如果你真的努力,你可以把時間控制得很好;你可以砍掉很多浪費時間的事,而且完全不損害你的效能。

 

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問自己必須完成什麼任務

而不是自己想做什麼

 

我遇過、共事過或觀察過的高效能領袖,儘管在個性、作風、能力和興趣方面非常多樣,但有一點是一樣的:他們開始工作時,不會問「我想做什麼?」,而是問「我必須完成什麼任務?」杜拉克曾說:「如果效能有『秘訣』,那便是專注。」

 

專注對經理人的效能更重要,因為其他人通常會持續要求佔用他們的時間。因此,現實中經理人往往必須同時處理多項任務。但是,經理人面對多項要求時,必須學會優先處理要事而非急事,學會給予要事必要的時間和專注力。

 

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真的知道時間花在哪裡

 

當一名經理人意味著時間不夠用。所有人都將佔用你的時間,所有人都希望你給他們一些時間。一天之中,工作總是比你可用的時間多。每一件事所花的時間,總是大幅超出預期,總是上司認為該花的時間的兩倍。高效能經理人運用時間的方式,和我們多數人有一個差別。

 

關鍵在於你知道自己真正有多少時間可用,以及這些時間去了哪裡。種種事情之中,總是有一些比較重要。你是否真的知道,值得你投入時間的事情,實實在在用了你多少時間?你是否發現,很多時間只是悄悄地從你手指間溜走?

 

杜拉克利用回饋分析,幫助他決定如何分配時間、度過他的人生,包括決定留給世人什麼印象。你希望別人記得你什麼?這問題的答案,將隨著你年紀漸長而改變,因此你有必要在自己的人生中,多次思考並回答這問題。這問題的答案,將賦予你的生活重心和目標。

 

我們往往很想迴避這問題,尤其是在日常事務令我們忙得不可開交的時候。危機能促使我們停下來好好思考這問題,但你不必等到遇到危機才這麼做。我發現,一年開始的頭幾天,是思考這問題的好時候。不過,如果你還不曾回答這問題,為什麼不試著現在回答它呢?

 

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結語:

 

聰明人瞭解自己的類型,瞭解自己能做些什麼;配合自己的習慣而行動;以最適合自己的方式進行。他們往往在一段時間內,只集中精力於一事,因此可以完成艱巨的大事。找出你現在或未來甚至一輩子最重要的一個目標,並堅定地往這方向邁進,人一輩子並不長,正因如此才要取捨,選擇甚麼才是最重要的,眼光放長遠,不要只看眼前,才能妥善使用這每一分每一秒。

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